Dan is het tijd voor de inhoud én de daadwerkelijke analyse. Je verzamelt alle informatie die relevant is en bekijkt waar je die nog kunt aanvullen met onderzoek.

Bevraag elkaar in je focusteam

Je eerste bron is de informatie in jouw hoofd en in die van je communicatiecollega’s. Heel vaak heb je de analyse al lang in je hoofd gemaakt. Met een beetje geluk vertel je die dan aan je collega’s, maar deel je die ook met je opdrachtgever? Mijn ervaring is dat dit vaak niet gebeurt. Of pas op een moment dat bijsturen niet meer mogelijk is. Dat heeft allerlei redenen (je ziet de opdrachtgever niet op korte termijn, er komt een issue tussendoor), maar het is echt zonde als we onze analytische blik niet inzetten voor de opgave. De beste manier om informatie uit de hoofden te halen, is als je elkaar interviewt binnen het focusteam. Durf met elkaar scherp door te vragen op de analyse en de genomen stappen.

Interview inhoudelijke collega’s, vertegenwoordigers en dataspecialisten

Naast de informatie die je zelf hebt, is veel data best gemakkelijk te vinden. Bijvoorbeeld via de vakcollega van de inhoud (beleidsmedewerker, specialist, vakambtenaar), vertegenwoordigers van je doelgroepen (cliëntenraad, klantenpanel, belangengroepen, etc.) of collega’s die veel contact hebben met je doelgroepen (gebiedsregisseurs, medewerkers klantcontactcentrum, baliemedewerkers, buurtvoorlichters, etc.). En denk ook aan de collega’s die altijd weten wat er speelt in de omgeving (interne opinieleiders).

Interview de doelgroepen zelf

Wil je echt diepgaande data onderzoeken? Bijvoorbeeld voor langdurige projecten waar monitoring essentieel is. Stel dan aan je opdrachtgever intensiever onderzoek voor. Wellicht heb je eigen dataspecialisten in huis. Ook zijn er goede bureaus die voor een redelijk tarief de kennis en het sentiment onder bepaalde doelgroepen in beeld brengen. Is dat geld niet beschikbaar, kijk dan of je samen met je inhoudelijke collega’s in een beperkt aantal kwalitatieve interviews onder de doelgroep de impact in beeld kunt brengen. Luister daarbij vooral open naar wat er speelt.

Bedenk dat je managementrapportage een onderzoek is. Je onderzoekt je eigen werk en dat van je collega’s. Dat betekent dat het niet om het schrijven gaat, maar om de analyse zelf. Geef jezelf de tijd om de rapportage te vullen. Zo’n rapportage heb je niet in een namiddag afgerond. Als je iedere dag een stuk kunt invullen, dan kom je ook vooruit.

En weet dat als je eenmaal een eerste goede versie hebt, het daarna slechts een kwestie is van aanvullen, aanpassen en verfijnen. Wees daarbij zorgvuldig in hoe je je analyse omschrijft. Niet alles gaat goed, je bent aan het leren én verbeteren. Schrijf dan ook opbouwend. Ga ervan uit dat jouw rapportages door iedereen gelezen kunnen worden. Voor overheidsorganisaties is dat wettelijk geregeld in de Wet Open Overheid.

In de vorige stappen heb je veel geleerd over je eigen impact en wat er wel of niet goed loopt binnen jouw organisatie. Die informatie wil je op een professionele manier delen. Weet dan dat je rapportage geen zelfstandig stuk is. Het is altijd onderdeel van een professioneel gesprek met je opdrachtgever of bestuurder. Je rapportage bevat belangrijke sturingsinformatie en verdient tijd en aandacht. Claim die tijd en aandacht. Bijvoorbeeld door professioneel te presenteren. Of door juist een 1-op-1-gesprek te hebben waar je samen de diepte in kunt gaan. Zo’n gesprek verdient minimaal een uur van de tijd van jouw opdrachtgever.

Bij het samenstellen van je presentatie/brainstorm haal je naar voren wat relevant is voor de betreffende bestuurder of manager. Check in het gesprek welke informatie jouw partner het meest interesseert. Dan kun je daar aanvullend onderzoek op doen. Natuurlijk kun je zelf ook agenderen. Bedenk vooraf welke actie of besluit je nodig hebt. Dan kijk je niet alleen terug, maar blik je ook vooruit en verbeter je processen. Ik adviseer zo’n gesprek zo’n twee tot vier keer per jaar te doen. Mijn ervaring is dat het gesprek je zakelijke relatie verdiept en je rol als professioneel gesprekspartner versterkt.

De managementrapportage gaat over zaken die beter kunnen, maar ook over wat goed is gegaan. Geef die een duidelijke plek. Durf je successen te delen én vier ze ook. Ons vak heeft zoveel mogelijkheden, het kan áltijd beter. Maar geniet vooral ook van wat al wél is gelukt!